No dia 18 de março de 2020, foi publicado o Decreto n. 10.278/2020, regulamentando o inciso X do artigo 3º da Lei 13.874/2019 – a Declaração de Direitos de Liberdade Econômica – e o artigo 2º-A da Lei 12.682/2012 – que tratam da elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos.
Até a publicação do Decreto, apenas o documento original produzia efeitos legais, fosse o documento original físico ou digital – chamados nativo-digitais ou nato-digitais. A versão digitalizada do documento tinha o mesmo efeito de uma cópia.
Com a nova regulamentação, desde que a digitalização atenda aos requisitos da lei, as versões digitalizadas de documentos físicos passam a ter o mesmo efeito que a via original para entes públicos e privados no Brasil.
Por um lado, a medida traz um avanço relacionado à redução de burocracia prevista na Declaração de Direitos de Liberdade Econômica, além de reduzir a circulação de papel. Em meio à crise que o país vive em decorrência da pandemia de Covid-19, o Decreto reduz, também, a necessidade de contato direto entre pessoas para a entrega e validação de documentos.
Por outro, reforça o compromisso do Estado com a segurança da informação e estabelece padrões de rastreabilidade/auditabilidade para a digitalização de documentos em linha com a E-ciber e a LGPD.
Além disso, o Decreto fomenta a demanda de serviços de digitalização e desenvolvimento de soluções de segurança de informação por parte de GovTechs, empresas de base tecnológica e startups.
O Decreto se aplica a documentos físicos digitalizados que sejam produzidos por pessoas jurídicas de direito público e de direito privado e por pessoas físicas para comprovação perante pessoas jurídicas de direito público interno e outras pessoas jurídicas de direito privado ou outras pessoas naturais.
- A integridade e a confiabilidade do documento digitalizado;
- A rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados;
- O emprego de padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado;
- A confidencialidade, quando aplicável; e
- A interoperabilidade entre sistemas informatizados.
Especificamente quando o documento digitalizado envolver alguma entidade pública, é necessário:
- Que, no processo de digitalização, o documento seja assinado digitalmente com certificado digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras – ICP-Brasil;
- Que sejam observados os padrões técnicos mínimos dispostos no anexo I do Decreto; e
- Que o documento contenha os metadados listados no anexo II do Decreto.
Quando o documento digitalizado envolver apenas particulares, há liberdade para que sejam pactuados previamente os meios de comprovação de autoria, integridade e, se necessário, da confidencialidade do documento. Caso as partes não disponham sobre os métodos de comprovação citados anteriormente antes da digitalização do documento, os requisitos para a digitalização de documentos envolvendo entidades públicas são aplicáveis.
Depois de digitalizado, o documento físico que não possuir valor histórico pode ser descartado. Já os respectivos documentos digitalizados devem ser preservados, no mínimo, durante os prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se referem.
Por fim, a digitalização pode ser realizada pelo possuidor do documento ou por terceiro, sendo o possuidor do documento responsável pela conformidade da digitalização com o Decreto.
Em caso de contratação pela Administração Pública Federal para a digitalização de documentos, o contrato deve prever:
- A responsabilização integral do contratado perante a Administração Pública Federal e a responsabilidade solidária e ilimitada em relação ao terceiro prejudicado por culpa ou dolo; e
- Os requisitos de segurança da informação e proteção de dados, nos termos da legislação vigente.
A equipe de Inovação e Tecnologia de L.O. Baptista segue à disposição de seus clientes para esclarecer qualquer dúvida relacionada a este e outros assuntos.
